Le 11 novembre dernier, les Archives départementales du Doubs mettaient en ligne leur nouveau portail de recherche (https://portail-archives.doubs.fr), qui propose un accès simplifié vers un million d’images disponibles. L’occasion de revenir sur le rôle des archives et leur fonctionnement, tout en s’arrêtant sur cette nécessaire transition numérique.
Depuis son ordinateur, l’internaute a aujourd’hui accès à un million de documents numérisés, « de 944 à aujourd’hui », comme on peut le lire sur le site des Archives… Mais ce portail électronique est loin de contenir l’ensemble des documents disponibles aux Archives départementales du Doubs, qui en comptent l’équivalent de… 25 kilomètres. On trouve aux archives les documents élaborés dans le cadre d’une administration : actes d’état civil, tables décennales (résumant les registres d’état civil tous les dix ans), registres de notaires, d’hôpitaux… Les documents privés d’intérêt local sont également concernés. Le public des archives se partage quant à lui en deux grandes catégories. On trouve d’une part les utilisateurs agissant dans le cadre de leur profession (universitaires, chercheurs divers) mais aussi les amateurs lancés dans des recherches généalogiques, passionnés d’histoire, etc. D’autre part, il y a le public ayant besoin d’effectuer des recherches en vue d’une justification de droits, comme des jugements de divorce par exemple. Ces demandes administratives étant en augmentation, il était important pour les Archives du Doubs de proposer à ses usagers un outil revu à l’aune des nouveaux standards internet.
La numérisation s’effectue de manière progressive, du fait de la quantité des supports et du temps de préparation et d’identification. L’onglet « Recherche généraliste » (voir illustration ci-dessus) contient un formulaire dédié aux archives produites nativement au format électronique et n’existant pas au format papier. C’est leur format d’origine que l’on peut consulter en ligne, mais aussi une (petite) partie des documents plus anciens numérisés. Pour accéder à ceux qui n’ont pas encore été numérisés, il faut venir aux Archives qui peuvent vous assister dans vos recherches. Il suffit de relever les cotes des documents, pour pouvoir ensuite les retrouver une fois sur place, rue Marc Bloch à Besançon. L’archive est alors commandée et consultée sur place (sans réservation possible). Le document est remis généralement une quinzaine de minutes après la commande. C’est d’ailleurs l’occasion de rappeler que les Archives départementales jouent un rôle de médiation non-négligeable, avec un accueil en salle, par mail ou téléphone. En 2019, on a dénombré 3200 séances de travail sur place aux Archives du Doubs.
Concernant le volet web, ce sont 60.000 internautes qui ont visité le portail l’an dernier, soit 205 000 séances de travail en ligne. Le nouveau portail dispose d’une ergonomie plus légère et commode pour l’usager. Il était également urgent de le refondre car le site intégrait une technologie cessant définitivement en fin d’année. De plus pour les équipes des archives, il sera désormais plus facile d’ajouter des informations, comme sur les formulaires de recherche par exemple. Pour accéder au portail, il faut créer un compte en ligne qui permet de conserver un historique des recherches. Mais le mieux est encore de passer aux archives afin de se faire établir une carte d’usager pour pouvoir consulter les documents sur place (se présenter muni d’une carte d’identité en cours de validité).